Stellenbeschreibung
4initia GmbH – Wo Erfahrung Wirkung entfaltet
Wir sind 4initia – ein wachsendes Berliner Beratungs- und Planungsunternehmen mit rund 60 Mitarbeitenden, das seit über zehn Jahren die Energiewende mitgestaltet. Bei uns arbeiten IngenieurInnen, BeraterInnen und Kaufleute gemeinsam an Wind-, Solar- und Speicherprojekten in ganz Deutschland.
Unser Office Management hält den Laden zusammen und dafür suchen wir Verstärkung. Wenn du gern organisierst, Strukturen schaffst und den Überblick behältst, bist du bei uns genau richtig.
Office Manager/in (m/w/d)
Vollzeit oder Teilzeit (ab 30 Std./Woche) Berlin-Mitte. ab sofort
Deine Rolle
Du bist die zentrale Anlaufstelle für alles, was unser Büro am Laufen hält – von der täglichen Organisation bis zur Weiterentwicklung unserer internen Abläufe.
Konkret heißt das:
- Büroorganisation, die funktioniert: Telefon, Post, Empfang, Bestellungen – du sorgst dafür, dass alles rund läuft
- Prozesse verbessern: Du entwickelst Checklisten, Workflows und Standards weiter – pragmatisch und mit Blick aufs Wesentliche
- Dienstleister und Lieferanten steuern: Von der Beauftragung bis zur Qualitätskontrolle hast du die Fäden in der Hand
- Meetings und Events organisieren: Termine vorbereiten, Workshops begleiten, Teamevents auf die Beine stellen
- Schnittstelle sein: Du verbindest Fachabteilungen, Geschäftsführung und Buchhaltung z. B. beim monatlichen Rechnungseingang
- Mitgestalten statt nur abarbeiten: Deine Ideen für bessere Abläufe sind ausdrücklich erwünscht
Das bringst Du mit
Wir suchen keine Perfektion auf dem Papier, sondern eine Persönlichkeit, die anpackt und mitdenkt.
Wichtig ist uns:
- Mehrjährige Berufserfahrung in einer organisatorischen Rolle – ob im Office Management, als Assistenz, im Sekretariat, in der Verwaltung, als ReFA-Assistenz oder z. B. in der Hotellerie oder im Eventbereich
- Organisationstalent und Qualitätsanspruch – Du behältst auch dann den Überblick, wenn mehrere Dinge gleichzeitig passieren
- Freundliches, souveränes Auftreten und Diskretion – Du bist oft die erste Person, die BesucherInnen und PartnerInnen von uns kennenlernen
- Sicherer Umgang mit MS Office und die Bereitschaft, Dich in neue Tools einzuarbeiten
- Sehr gute Deutschkenntnisse (mindestens C1) – Du kommunizierst sicher mit Kolleginnen, Dienstleistern und Geschäftspartnern
Darauf kannst Du Dich freuen
Wir bieten Dir ein Umfeld, in dem Deine Erfahrung nicht nur geschätzt, sondern aktiv gebraucht wird.
- Flexible Arbeitszeiten – Vollzeit oder Teilzeit ab 30 Std./Woche, Home-Office-Option
- Strukturierter Start – klare Verantwortlichkeiten, keine Sprünge ins kalte Wasser
- Sinnstiftende Tätigkeit – Du unterstützt ein Team, das aktiv die Energiewende gestaltet
- Weiterentwicklung – Workshops, Konferenzen und individuelle Trainings
- Modernes Büro in Berlin-Mitte – ergonomische Ausstattung, Fahrradkeller und gute Anbindung
- Attraktive Benefits – private Unfallversicherung, betriebliche Altersvorsorge, Fahrradleasing, Mobilitäts- & Essenszuschuss, EGYM Wellpass, Crossfit
- Langfristige Perspektive – wir möchten mit Dir gemeinsam wachsen
Klingt nach dir?
Dann freuen wir uns sehr auf Deine Bewerbung – gern auch dann, wenn Dein Lebenslauf nicht perfekt zur Ausschreibung passt.
Sende Deine Unterlagen als PDF unter Nennung der Referenz OM-4i mit Deinem frühestmöglichen Starttermin und Deiner Gehaltsvorstellung an: karriere@4initia.de
Anforderungen
- Mehrjährige Berufserfahrung in einer organisatorischen Rolle
- Organisationstalent und Qualitätsanspruch
- Freundliches, souveränes Auftreten und Diskretion
- Sicherer Umgang mit MS Office
- Bereitschaft, sich in neue Tools einzuarbeiten
- Sehr gute Deutschkenntnisse (mindestens C1)
Benefits
- Flexible Arbeitszeiten
- Home-Office-Option
- Sinnstiftende Tätigkeit (Energiewende)
- Weiterentwicklung (Workshops, Konferenzen, Trainings)
- Modernes Büro in Berlin-Mitte
- Ergonomische Ausstattung, Fahrradkeller
- Attraktive Benefits (Unfallversicherung, bAV, Fahrradleasing, Mobilitäts-/Essenszuschuss, EGYM Wellpass, Crossfit)
- Langfristige Perspektive