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Kaufmännischer Sachbearbeiter im Backoffice / Mitarbeiter Auftragsbearbeitung (m/w/d)
Office Manager (m/w/d)
Das Private Institut auf einen Blick
Unsere Unternehmensgruppe entwickelt und realisiert große Photovoltaikprojekte in Deutschland und verkauft diese anschließend an unseren bestehenden und weiter stark wachsenden Kundenstamm. Unsere Investments werden von gehobenen Privatkunden, vermögenden Familien sowie ausgewählten Geschäftspartnern nachgefragt, die neben nachhaltigen und sicheren Einnahmen auch steuerliche Gestaltungsmöglichkeiten schätzen.
Darüber hinaus übernehmen wir im Auftrag unserer Kunden die technische und kaufmännische Betriebsführung der Photovoltaikanlagen.
Als Unternehmensgruppe blicken wir auf eine über 30-jährige Erfolgshistorie zurück und sehen einer dynamischen Zukunft in einem der wachstumsstärksten Märkte unserer Zeit entgegen.
Aktuell befinden wir uns in einer Wachstumsphase und suchen Verstärkung im Office Management. Als
Office Manager (m/w/d)
sorgst du für einen reibungslosen Ablauf im Tagesgeschäft, unterstützt die Geschäftsführung in organisatorischen Aufgaben, koordinierst interne Abläufe und behältst jederzeit den Überblick über administrative Prozesse. Dabei bist du eine zentrale Ansprechperson für Mitarbeitende, Dienstleister und Geschäftspartner.
Deine Aufgaben
Empfang und Gästebetreuung: Du heißt alle Gäste unseres Hauses herzlich willkommen und bist der erste Ansprechpartner für Besucher
Mitarbeiterunterstützung: Du bist der Ansprechpartner für Mitarbeiter bei sämtlichen Fragen des täglichen Bedarfs
Telefonzentrale und Postbearbeitung: Du kümmerst dich um die Telefonzentrale sowie die tägliche Bearbeitung des Postein- und -ausgangs
Büroorganisation: Du organisierst und koordinierst die Büroinfrastruktur, einschließlich Bürobestellungen und Einkauf
Kommunikation und Koordination: Du stimmst dich mit bürobezogenen Dienstleistern ab und koordinierst Termine
Eventplanung: Du planst und organisierst Firmenevents
Reisebuchungen: Du unterstützt bei der Buchung von Reisen für Mitarbeiter und Gäste
Dein Profil
Für diese vielseitige und verantwortungsvolle Aufgabe wünschen wir uns Bewerber (m/w/d) mit einer abgeschlossenen Ausbildung und erster Berufserfahrung in den Bereichen der Gästebetreuung oder des (Front-)Office-Managements
Du bist teamfähig, diskret, kommunikationsstark, übernimmst die dir übertragenen Aufgaben gewissenhaft, bist innovativ und besitzt eine selbstständige, strukturierte und prozessorientierte Arbeitsweise
Ein hohes Maß an Zuverlässigkeit und Diskretion sind uns wichtig
Du verfügst über eine ausgeprägte Kunden- & Serviceorientierung
MS-Office-Kenntnisse (Excel, Power Point und Word) setzen wir voraus
Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
Wir bieten:
Flache Hierarchien
Vielseitige, anspruchsvolle Aufgabengebiete
Leistungsgerechtes Festgehalt & Bonuszahlungen
Flexible Arbeitszeiten
Angenehmes Betriebsklima in einem motivierten, dynamischen Team mit regelmäßigen Firmenevents
Modernen Arbeitsplatz mit guter Verkehrsanbindung
Zugang zum Corporate Benefits Portal mit vielen Einkaufsvergünstigungen
Fahrtkostenzuschuss
EGYM WellPass
Vergünstigtes Mittagessen dank Essenszuschuss für die Kantine
Kostenlosen Kaffee und Tee sowie frisches Obst und Getränke
30 Tage Urlaub (auf Basis einer 5-Tage-Woche)
Weiterbildungsmöglichkeiten durch externe Schulungen/Seminare

Anforderungen

• Sorgt für reibungslosen Ablauf im Tagesgeschäft
• Unterstützt Geschäftsführung in organisatorischen Aufgaben
• Koordiniert interne Abläufe
• Behält Überblick über administrative Prozesse
• Zentrale Ansprechperson für Mitarbeitende, Dienstleister und Geschäftspartner

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