Stellenbeschreibung

Office Manager / Teamassistenz (m/w/d)

Das Private Institut auf einen Blick
Unsere Unternehmensgruppe entwickelt und realisiert große Photovoltaikprojekte in Deutschland und verkauft diese anschließend an unseren bestehenden und weiter stark wachsenden Kundenstamm. Unsere Investments werden von gehobenen Privatkunden, vermögenden Familien, wie auch ausgewählten Geschäftspartnern nachgefragt, die neben nachhaltigen und sicheren Einnahmen auch steuerliche Gestaltungsmöglichkeiten schätzen.

Darüber hinaus übernehmen wir im Auftrag unserer Kunden die technische sowie kaufmännische Betriebsführung der Photovoltaikanlagen.

Als Unternehmensgruppe blicken wir auf eine über 30-jährige Erfolgshistorie zurück und sehen einer dynamischen Zukunft in einem der wachstumsstärksten Märkte unserer Zeit entgegen.

Aktuell suchen wir Verstärkung für unser Front Office. Als gute Seele des Büros bist du zentrale Anlaufstelle vor Ort und sorgst für einen reibungslosen Ablauf im Tagesgeschäft.

Deine Aufgaben

• Empfang und Gästebetreuung: Du heißt alle Gäste unseres Hauses herzlich willkommen und bist der erste Ansprechpartner für Besucher
• Mitarbeiterunterstützung: Du bist der Ansprechpartner für Mitarbeiter bei sämtlichen Fragen des täglichen Bedarfs
• Telefonzentrale und Postbearbeitung: Du kümmerst dich um die Telefonzentrale sowie die tägliche Bearbeitung des Postein- und -ausgangs
• Büroorganisation: Du organisierst und koordinierst die Büroinfrastruktur, einschließlich Bürobestellungen und Einkauf
• Kommunikation und Koordination: Du stimmst dich mit bürobezogenen Dienstleistern ab und koordinierst Termine
• Eventplanung: Du planst und organisierst Firmenevents
• Reisebuchungen: Du unterstützt bei der Buchung von Reisen für Mitarbeiter und Gäste
• Office Services & Gemeinschaftsbereiche: Du sorgst für einen reibungslosen Ablauf im täglichen Bürobetrieb und trägst zu einer gepflegten, einladenden Arbeitsumgebung bei – dazu gehört die Betreuung der Küchen- und Gemeinschaftsbereiche, einschließlich des Ausräumens der Spülmaschine, das Auffüllen von Verbrauchsmaterialien sowie die Vorbereitung kleiner, frischer Snacks für Mitarbeiter

Dein Profil

• Für diese vielseitige und verantwortungsvolle Aufgabe wünschen wir uns Bewerber (m/w/d) mit einer abgeschlossenen Ausbildung und erster Berufserfahrung in den Bereichen der Gästebetreuung und/oder des (Front-)Office-Managements
• Du bist teamfähig, diskret, kommunikationsstark, übernimmst die dir übertragenen Aufgaben gewissenhaft, bist innovativ und besitzt eine selbstständige, strukturierte und prozessorientierte Arbeitsweise
• Ein hohes Maß an Zuverlässigkeit und Diskretion sind uns wichtig
• Du verfügst über eine ausgeprägte Kunden- & Serviceorientierung
• MS-Office-Kenntnisse (Excel, Power Point und Word) setzen wir voraus
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

Wir bieten:

• Flache Hierarchien
• Vielseitige, anspruchsvolle Aufgabengebiete
• Leistungsgerechtes Festgehalt & Bonuszahlungen
• Flexible Arbeitszeiten
• Angenehmes Betriebsklima in einem motivierten, dynamischen Team mit regelmäßigen Firmenevents
• Modernen Arbeitsplatz mit guter Verkehrsanbindung
• Zugang zum Corporate Benefits Portal mit vielen Einkaufsvergünstigungen
• Fahrtkostenzuschuss
• EGYM WellPass
• Vergünstigtes Mittagessen dank Essenszuschuss für die Kantine
• Kostenlosen Kaffee und Tee sowie frisches Obst und Getränke
• 30 Tage Urlaub (auf Basis einer 5-Tage-Woche)
• Weiterbildungsmöglichkeiten durch externe Schulungen/Seminare

Anforderungen

• Abgeschlossene Ausbildung
• Erste Berufserfahrung in Gästebetreuung und/oder (Front-)Office-Management
• Teamfähig, diskret, kommunikationsstark
• Gewissenhafte, selbstständige, strukturierte und prozessorientierte Arbeitsweise
• Hohes Maß an Zuverlässigkeit und Diskretion
• Ausgeprägte Kunden- & Serviceorientierung
• MS-Office-Kenntnisse (Excel, Power Point und Word)
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

Benefits

• Flache Hierarchien
• Leistungsgerechtes Festgehalt & Bonuszahlungen
• Flexible Arbeitszeiten
• Angenehmes Betriebsklima
• Moderner Arbeitsplatz mit guter Verkehrsanbindung
• Corporate Benefits Portal
• Fahrtkostenzuschuss
• 30 Tage Urlaub

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